Hướng dẫn quy trình đóng gói hàng hóa theo tiêu chuẩn

Đóng gói hàng hóa nhằm mục đích bảo vệ sản phẩm, đây là một công đoạn cơ bản và cốt lõi trong quản lý chuỗi cung ứng. Cho dù doanh nghiệp của bạn đang sản xuất các thiết bị lớn hay các sản phẩm nhỏ, quá trình đóng gói cũng có vai trò hết sức quan trọng trong lưu trữ và vận chuyển.
 

Đóng gói đơn hàng là gì 

Đóng gói hàng hóa là quá trình đóng gói tất cả các sản phẩm, hàng hóa hoàn thiện của một đơn hàng vào bao, thùng, túi chứa phù hợp trước khi lưu trữ và vận chuyển đến tay khách hàng. Theo quy trình thì đóng gói là bước thứ hai trong quá trình thực hiện đơn hàng, ngay sau bước đầu tiên lấy hàng. Quá trình đóng gói đơn hàng thường diễn ra trong không gian nhà kho hoặc nhà máy sản xuất có sự hỗ trợ các dòng máy đóng gói thường bao gồm việc chọn vật liệu và thùng chứa thích hợp để đóng gói sản phẩm, cân trọng lượng và dán nhãn hàng hóa cùng với hóa đơn hoặc phiếu đóng gói có liên quan.
 

Lợi ích của việc đóng gói đơn hàng

Bảo vệ an toàn cho hàng hóa

Đóng gói hàng hóa đảm bảo việc khách hàng nhận được hàng hóa đúng theo yêu cầu đơn hàng trong tình trạng tốt nhất. Nếu hàng hóa bị móp méo, hư hỏng sẽ là vấn đề tổn hại cho cả khách hàng và doanh nghiệp. Đối với khách hàng họ sẽ mất thời gian đổi trả sản phẩm hoặc chờ đợi tiền hoàn lại. Về phía doanh nghiệp, nếu sản phẩm bị hư hại dẫn đến doanh thu, lợi nhuận của họ bị ảnh hưởng, thậm chí còn ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp và trải nghiệm dịch vụ khách hàng. Chính vì thế, việc đóng gói hàng hóa đảm bảo chúng được nguyên vẹn, tránh được các tác nhân vật lý hoặc môi trường bên ngoài

Đảm bảo chi phí hiệu quả

Ngoài chi phí liên quan đến các sản phẩm trực tiếp đang được xử lý, hầu hết các kho hàng đều có các chi phí phát sinh khác. Một số chi phí bao gồm: tiền thuê kho bãi, tiền điện và những chi phí phát sinh liên quan đến vật liệu đóng gói. Doanh nghiệp có quy trình đóng gói sản phẩm hiệu quả, khoa học sẽ đảm bảo được chi phí bỏ ra tiết kiệm nhất. Các vật liệu đóng gói cần được sử dụng phù hợp, tránh lãng phí hoặc quá tiết kiệm để giảm nguy cơ sai hỏng. Các chi phí đều có thể kiểm soát được. Việc đóng gói hiệu quả cũng góp phần làm cho đơn hàng trở nên chính xác, giao hàng đúng tiến độ, đủ số lượng và đảm bảo chất lượng, tránh những phát sinh chi phí do hoàn hàng.
 

Đẩy mạnh khả năng nhận diện thương hiệu

Việc đóng gói hàng hóa mang đến cho sản phẩm một hình thức nhận diện tốt nhất, chúng bao gồm thùng hoặc bao gói, hóa đơn, nhãn, logo và một số thông tin liên quan. Điều này góp phần làm gia tăng nhận diện thương hiệu, phân biệt sản phẩm của doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác, tạo ra sự khác biệt. Đây cũng là một công cụ hữu hiệu trong truyền thông- marketing

Đóng gói hàng hóa mang đến nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp

Các bước trong quy trình đóng gói hàng tiêu chuẩn 

• Bước 1: Chọn sản phẩm cần đóng gói và mang đến khu vực đóng gói, người đóng gói chọn thùng, bao hoặc túi chứa thích hợp để đặt sản phẩm vào. Lưu ý sử dụng hộp có kích thước phù hợp để tránh lãng phí không gian không gian. Ngày nay, chúng ta có thể sử dụng máy đóng gói tự động hoặc bán tự động để việc thực hiện đóng gói hàng dễ dàng hơn. Bao bì đóng gói sản phẩm phụ thuộc vào loại sản phẩm. Ví dụ là các sản phẩm về nông sản, thức ăn chăn nuôi thì sử dụng bao; đồ uống, nước đóng chai có thể sử dụng thùng carton; chất lỏng hoặc hóa chất có thể sử dụng túi,....

• Bước 2: Triển khai đóng gói (thực sự đóng gói sản phẩm). Doanh nghiệp sản xuất thường chọn vật liệu đóng gói dựa trên tính chất của sản phẩm, ví dụ thủy tinh và một số sản phẩm dễ vỡ yêu cầu vật liệu bổ sung như bọc bong bóng, đệm khí hay hạt xốp để đảm bảo an toàn trong quá trình lưu trữ và vận chuyển. Hiện nay, một số phần mềm quản lý kho hàng còn có thể lên một quy trình đóng gói hiệu quả dựa trên kích thước và trọng lượng sản phẩm.

• Bước 3: Các sản phẩm sau khi được đóng gói, bọc và niêm phong. Hàng hóa tiếp tục được nhập thông tin vào phần mềm quản lý để tạo phiếu đóng gói cho gói hàng một cách chính xác

• Bước 4: Chọn dịch vụ chuyển phát nhanh để chuyển hàng. Trước khi giao cho đơn vị vận chuyển cần in nhãn dán và hóa đơn rồi đính kèm chúng vào gói hàng. Như vậy là quá trình đóng gói đã được hoàn thiện

Hướng dẫn cách sử dụng máy đóng gói 

Máy đóng gói được sử dụng một cách dễ dàng, không hề phức tạp như nhiều người vẫn lầm tưởng. Sau đây là một số thao tác cơ bản khi vận hành máy đóng gói:

• Khâu chuẩn bị: Trước khi vận hành máy đóng gói, người dùng cần kiểm tra nguồn điện đầu vào để phù hợp với máy, vệ sinh máy cho sạch sẽ. Sau đó luồn cuộn màng bao bì vào máy

• Khâu tiến hành: Máy đóng gói với các loại hàng thực phẩm, tiêu dùng, dạng lỏng; chúng ta có thể tích hợp với máy tiếp nguyên liệu. Sau khi tiếp liệu sẽ điều chỉnh các thông số như nhiệt hàn ép bao bì, tốc độ đóng gói, định lượng sản phẩm sao cho phù hợp. Cuối cùng là nhận nút Start để bắt đầu quá trình đóng gói

• Khâu kết thúc: Kiểm tra chất lượng sản phẩm đã đóng gói, kiểm tra nguyên liệu còn thừa và tiến hành vệ sinh máy, sau đó tắt nguồn điện

Việc tuân thủ quy trình đóng gói khoa học và nhất quán giúp tạo ra các sản phẩm hoàn thiện được lưu kho và vận chuyển an toàn đến tay người tiêu dùng. Điều này giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tiền bạc trong lâu dài. Việc tự động hóa quá trình đóng gói bằng các thiết bị, máy đóng fois, máy đóng đai, máy dán thùng carton, máy co mang, máng quấn màng pallet,...giúp tạo ra năng suất và hiệu quả vượt trội. 

Máy đóng gói có thể được sử dụng trong tự động hóa quy trình đóng gói
 

• 10 lợi ích không thể bỏ qua của thiết bị máy đóng gói thực phẩm
• Màng chít (màng PE) quấn màng pallet là loại màng như thế nào